Quando si creano o si archiviano file è bene dar loro un nome che:

• Sia conciso;
• Identifichi in maniera chiara il contenuto del file;
• Faccia parte di un sistema di nomenclatura.

Un’altra buona prassi nella nomenclatura dei file è inserire la data in cui il file è stato creato.

Scegliere e dare un nome ai file sono i primi due passi. Adesso, bisogna individuare delle categorie, semanticamente omogenee e ben distinte l’una dall’altra, che permettano di archiviare i diversi documenti in maniera univoca.

Quest’operazione è fondamentale per reperire facilmente i documenti di cui, di volta in volta, si ha bisogno.

Anche il sistema di catalogazione più coerente e completo non è mai esente da questo tipo di errore.

Per avere un archivio digitale che sia pienamente efficiente, uno dei principali strumenti a disposizione di tutti è il protocollo informatico.

Infine, il più prezioso dei consigli.

Per creare un archivio digitale, non basta ricorrere a un software di archiviazione freeware ed essere pronti a cimentarsi in questa prova.

Perché un’azienda o uno studio, per la corretta digitalizzazione e archiviazione dei documenti, necessita di un sistema che sia affidabile, adeguato alle proprie esigenze e che permetta di reperire, in poco tempo, il documento di cui si ha bisogno.